Rozwiązanie SmartCase służące do zarządzania teczkami, mimo stosunkowo krótkiej obecności na rynku, bije rekordy popularności w powiatowych urzędach pracy. Firma SmartMedia, jeden z liderów na rynku twórców oprogramowania dla m. in. urzędów pracy oraz instytucji samorządowych, z początkiem grudnia 2010 roku rozpoczęła kolejne wdrożenie SmartCase, tym razem w PUP w Lęborku.

– Powodów, dla których zdecydowaliśmy się na rozwiązanie firmy SmartMedia było wiele. Najważniejsze z nich to przygotowanie i wdrożenie przez zespół SmartMedia całego procesu powstawania i zarządzania teczkami elektronicznymi, czyli kompleksowe podejście, ale też intuicyjne oprogramowanie (aplikacja SmartCase) oraz usługi nieinformatyczne tj. szkolenia oraz obsługa powdrożeniowa, które otrzymujemy w ramach współpracy – mówi Dyrektor PUP w Lęborku, Wanda Konieczna. – Ujednolicenie sposobu tworzenia teczek oraz elektroniczna archiwizacja są dla nas bardzo istotne.

Nowe teczki będą zakładane już zarówno w wersji „tradycyjnej” – drukowanej – jak i elektronicznej. Teczki przechowywane obecnie jedynie w wersji papierowej, będą systematycznie skanowane i zapisywane w wersji elektronicznej. Dodatkowo istnieje możliwość by każda teczka „tradycyjna” została oznakowana unikalnym kodem kreskowym, co pozwoli precyzyjnie kontrolować proces wypożyczania teczek przez pracowników urzędu.

– Rozwiązanie SmartCase posiada wiele modułów, o które można rozbudować system w danym urzędzie. W przypadku Lęborka wprowadzimy właśnie teczki elektroniczne, czyli tzw. moduł digitalizacji – mówi Andrzej Jankowski, specjalista ds. kluczowych klientów w SmartMedia Sp. z o.o. – Dzięki tej funkcji, wgląd w akta osobowe danej osoby będzie o wiele łatwiejszy i szybszy.

Wdrożenie potrwa nie dłużej niż 2 tygodnie. Po zakończeniu prac informatycznych specjaliści z firmy SmartMedia Sp. z o.o. przeszkolą pracowników Powiatowego Urzędu Pracy w Lęborku z codziennego wykorzystania rozwiązania SmartCase.