Firma SmartMedia Sp. z o.o. wdrożyła w Urzędzie Pracy w Słupsku rozwiązanie SmartCase. W tej chwili stworzenie cyfrowej kopii teczki osoby bezrobotnej sprowadza się praktycznie do położenia dokumentów z teczki papierowej na podajniku skanera, wpisaniu numeru identyfikacyjnego teczki i zeskanowaniu dokumentów.

Zadanie z pozoru wyglądało na bardzo trudne, ale dzięki nowoczesnej technologii zostało zakończone prawdziwym sukcesem. Kilka tygodni temu, decyzją dyrekcji Powiatowego Urzędu Pracy w Słupsku, wdrożono w urzędzie rozwiązanie informatyczne do zarządzania i kontroli dokumentów osób bezrobotnych – SmartCase. Rozwiązanie stworzyła i wdrożyła trójmiejska firma SmartMedia Sp. z o. o., dostawca Smart Business Solutions, jeden z wiodących na rynku polskim producentów specjalistycznego oprogramowania wykorzystywanego m.in. w zarządzaniu majątkiem, należnościami i aktami. Zadowoleni są wszyscy: pracownicy, osoby bezrobotne, a także dyrekcja urzędu. Teraz w aktach zapanuje nieskazitelny porządek!

Powiatowy Urząd Pracy w Słupsku od dłuższego czasu wykorzystuje nowoczesne technologie w swojej działalności, podnosząc tym samym efektywność pracy urzędu. SmartCase – kompleksowe rozwiązanie do zarządzania teczkami osób bezrobotnych – to najnowsze usprawnienie technologiczne wdrożone w urzędzie. Jego celem jest racjonalizacja zarządzania przechowywanymi w instytucji teczkami akt osób bezrobotnych.

Co się zmieniło?

W efekcie wdrożenia rozwiązania SmartCase teczki osób bezrobotnych zarejestrowanych w Powiatowym Urzędzie Pracy w Słupsku będą sukcesywnie przekształcane w wersje elektroniczne. Jednocześnie możliwe stanie się rozpoczęcie procesu kontroli obiegu wprowadzonych do systemu akt. SmartCase precyzyjnie i jednoznacznie wskaże miejsce przebywania dokumentu oraz określi pracownika, który np. pobrał akta z archiwum i trzyma je na swoim biurku. Zachowana zostaje również pełna historia działań związanych z konkretną teczką osobową. Przypisywanie odpowiedzialności wpływa bezpośrednio m. in. na wzrost bezpieczeństwa dokumentów, a rejestracja procesu wypożyczeń potwierdzona jest hasłem. Jak to się dzieje?

SmartCase wspomaga proces wypożyczeń dokumentów poprzez zastosowanie sprawdzonego sposobu znakowania przedmiotów czy akt – kodów kreskowych. Każdej teczce przypisywany jest unikalny kod, który jednoznacznie ją identyfikuje w procesie wypożyczeń oraz archiwizacji. Do odczytywania kodów stosowane są czytniki. SmartCase to jednak nie tylko łatwy dostęp do teczek, ale również terminowość realizacji spraw związanych z aktami osobowymi. SmartCase rozwiązuje wiele problemów, z którymi do tej pory samodzielnie musieli radzić sobie urzędnicy.

– Jak sądzę, nie tylko pracownicy naszego urzędu, ale również osoby z powiatowych urzędów pracy w całej Polsce, wiedzą bardzo dobrze, z jakim nakładem pracy wiąże się zarządzanie i kontrola dokumentów osób bezrobotnych – mówi Janusz Chałubiński, Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy w Słupsku. – Akta na bieżąco uzupełniamy o kolejne dokumenty, teczki wyjmujemy z archiwum, odnosimy z powrotem. Mimo szczerych chęci, nie zawsze udaje się w tym procesie uniknąć błędów, tj. odłożenia akt w niewłaściwe miejsce. Dzięki wdrożeniu rozwiązania SmartCase problemy te zostaną u nas praktycznie wyeliminowane. Poprawiliśmy też przepływ informacji wewnętrznej: nie szukamy teczek na biurkach kolegów, a od razu sprawdzamy w systemie informatycznym lokalizację i udajemy się do właściwej osoby po poszukiwane dokumenty.

Wdrożenie

Proces wdrożenia rozwiązania SmartCase w PUP w Słupsku trwał 3 tygodnie. W tym czasie powstał jednolity system słowników odzwierciedlający strukturę urzędu z podziałem na poszczególne lokalizacje, rodzaje dokumentów oraz pracowników. Wersję podstawową rozwiązania rozszerzono o moduł archiwów zewnętrznych i moduł digitalizacji.

Moduł archiwów zewnętrznych umożliwia zbieranie kilku teczek w tzw. „paczki”, co jest bardzo przydatne w przekazywaniu akt do archiwów zewnętrznych. Opisanie teczek i wprowadzenie danych do aplikacji SmartCase ułatwia identyfikację miejsca przechowywania paczki, czyli również konkretnej teczki osoby bezrobotnej.

Moduł digitalizacji służy do automatycznego tworzenia elektronicznych teczek osób bezrobotnych ze skanowanych dokumentów. Firma SmartMedia skonfigurowała wykorzystywane w urzędzie urządzenia w taki sposób, że stworzenie nowej teczki osoby bezrobotnej sprowadza się do położenia dokumentów z teczki papierowej na podajniku skanera, wpisaniu numeru identyfikacyjnego teczki i zeskanowaniu dokumentów. W ten sposób Powiatowy Urząd Pracy w Słupsku może skanować dowolną liczbę teczek, a następnie zadekretować je w aplikacji.

– SmartCase to nowe rozwiązanie w naszej ofercie – ma niespełna 4 miesiące. Mimo to, wdrożenie w Słupsku to nasza trzecia implementacja systemu w kraju. W ciągu najbliższych tygodni planujemy kolejne, ale w chwili obecnej nie możemy jeszcze zdradzić, który z powiatowych urzędów pracy w Polsce zdecydował się na SmartCase – mówi Piotr Szczepaniak, SmartMedia Sp. z o.o.