szukaj napisz do nas facebook

Zaprowadź porządek
w swoich dokumentach

Cyfrowe archiwum dokumentów

SmartCase to kompleksowe rozwiązanie informatyczne służące do zarządzania teczkami osób bezrobotnych w urzędach pracy. SmartCase odpowiada rzeczywistym potrzebom i realiom funkcjonowania powiatowych urzędów pracy w Polsce, zapewniając bezpieczne i wygodne przechowywanie oraz wyszukiwanie dokumentów. System umożliwia tworzenie elektronicznych wersji teczek, kontroluje ich obieg i dzięki wykorzystaniu kodów kreskowych wspomaga system wypożyczeń teczek przez pracowników.

Wyróżnikiem rozwiązania jest możliwość integracji z programem Syriusz, dzięki czemu użytkownicy mogą lepiej wykorzystać funkcjonalności obu systemów.

 


Do najważniejszych korzyści rozwiązania SmartCase należą:

  • Stały dostęp do dokumentacji oraz poprzednich wersji wygenerowanych dokumentów
  • Eliminacja pomyłek ręcznego skanowania
  • Przypisanie odpowiedzialności za dokumenty konkretnym pracownikom
  • Pełna integracja zmian wprowadzanych w programie SYRIUSZ STD z aplikacją SmartCase


Program podstawowy

Program podstawowy realizuje wszystkie podstawowe operacje na dokumentach, a jednolity układ słowników umożliwia wprowadzenie ustandaryzowanej charakterystyki: określenia lokalizacji, rodzaju dokumentu oraz odpowiedzialnego pracownika. 

Zastosowanie technologii kodów kreskowych oraz czytników kodów zapewnia bezbłędną identyfikację teczek i przyspiesza zarządzanie dużymi zbiorami dokumentów. 

  • Prowadzenie ewidencji teczek wraz z zeskanowanymi dokumentami
  • Grupowanie dokumentów w teczce w foldery
  • Dodawanie zeskanowanych dokumentów do teczki i przechowywanie poprzednich wersji dokumentów 
  • Wyszukiwanie teczek i dokumentów
  • Odwzorowanie struktury pomieszczeń w urzędzie
  • Dodawanie rodzajów i typów dokumentów
  • Zarządzanie użytkownikami i uprawnieniami
Elektroniczna dokumentacja

Umożliwia zastosowanie profesjonalnych skanerów dokumentów do szybkiego katalogowania przetwarzanych dokumentów w teczki. Dzięki temu modułowi skraca się czas tworzenia elektronicznej wersji archiwum, następuje standaryzujacja struktury informacji w elektronicznej teczce oraz eliminacja pomyłki ręcznego skanowania.

Moduł digitalizacji optymalizuje proces wprowadzania archiwum do systemu SmartCase.

Funkcjonalności modułu digitalizacji:

  • automatyczne pobieranie dokumentów z zasobów sieciowych np. katalogu na serwerze
  • automatyczne tworzenie teczki z zeskanowanych uprzednio dokumentów (dekretacja)
  • tworzenie nowych teczek dla nieprzypisanych dokumentów lub przypisanie ich do teczki już istniejącej

Umożliwia skanowanie dokumentów podczas pracy z systemem bezpośrednio z przeglądarki internetowej, w której pracuje użytkownik. Podczas skanowania istnieje możliwość konfiguracji podstawowych parametrów skanowania (np. rozdzielczość, tryb kolorów, dokument wielostronicowy, itp.), a także podglądu i korekty zeskanowanego obrazu (np. obrót, przycięcie, rozjaśnienie).

Funkcjonalności modułu skanowania z przeglądarki:

  • skanowanie oraz załączanie dokumentów do teczki bez potrzeby uruchamiania dodatkowego oprogramowania (oprogramowania skanera)
  • podstawowa obróbka graficzna skanowanego dokumentu (obracanie, przycinanie, korekcja kolorów)
Integracja

Umożliwia import informacji o teczkach z innych programów, w których prowadzona jest ewidencja dokumentów osób bezrobotnych. Dane teczek mogą być wprowadzone z zewnętrznego źródła danych np. pliku tekstowego. Moduł domyślnie skonfigurowany jest do importu danych z systemu “Syriusz”.

Funkcjonalności modułu importu:

  • dostępność plików wzorcowych umożliwiających przeniesienie danych np. z raportu wygenerowanego z Syriusz STD
  • szybkie i precyzyjne wprowadzanie posiadanych informacji o teczkach do systemu

Moduł integracji aplikacji SmartCase z oprogramowaniem SYRIUSZ STD obejmuje synchronizację kont użytkowników, kartotek bezrobotnych, pracodawców oraz dokumentów. Dzięki integracji dokumenty generowane w programie SYRIUSZ STD dostępne są w wersji elektronicznej w aplikacji SmartCase.

Funkcjonalności modułu integracji:

  • import kont użytkowników z SYRIUSZ STD wraz z przypisanymi rolami (bieżąca synchronizacja)
  • podgląd teczki z aplikacji SmartCase w programie SYRIUSZ STD
Zarządzanie

Zapewnia automatyczną rejestrację zmiany miejsca przechowywania teczki oraz osoby za nią odpowiedzialnej, jak również raportowanie takich wypożyczeń. Dzięki wykorzystaniu etykiet z kodem kreskowym, wypożyczenie teczki może odbywać się poprzez fizyczne zeskanowanie kodu kreskowego wcześniej przygotowanej teczki w formie tradycyjnej.

Funkcjonalności modułu wypożyczeń:

  • przypisanie do teczki osoby odpowiedzialnej za dokumenty
  • wypożyczenie teczki dla użytkownika na czas nieokreślony lub na konkretny okres
  • autoryzacja wydania i odbioru teczki za pomocą hasła

Umożliwia zarządzanie paczkami dokumentów i prowadzenie rejestru teczek przekazanych do archiwum zewnętrznego. Dodatkowo podczas tworzenia paczki dokumentów system SmartCase generuje niezbędne dokumenty, wykorzystywane w procesie przekazywania dokumentacji do archiwów zewnętrznych.

Funkcjonalności modułu paczek:

  • organizowanie teczek w paczki i wysyłanie paczek do archiwów zewnętrznych
  • generowanie protokołów przyjęcia i wydania dla paczek

Masz Pytania? Z przyjemnością odpowiemy! 58 320 57 34