Aplikacja SmartCase przechowuje informacje o dokumentach wchodzących w skład teczki osoby bezrobotnej wraz z ich wersją elektroniczną. Ponad to wskazuje jednoznacznie miejsce przechowywania teczki i pracownika, który ją wypożyczył.

Aplikacja SmartCase umożliwia posługiwanie się indywidualnymi hasłami pracowników w celu potwierdzania przekazania teczki innym osobom. Logowanie za pomocą haseł umożliwia przydzielanie praw użytkownikom oraz rejestrację historii logowań i zdarzeń, czyli rejestrację historii obiegu teczek pomiędzy pracownikami urzędu. Konfiguracja poziomów uprawnień pozwala zdecydować, czy użytkownik będzie miał prawa administratora, czy jedynie użytkownika podstawowego.

Przejrzysty i jednolity układ słowników umożliwia dokładne odzwierciedlenie struktury urzędu z podziałem na poszczególne lokalizacje, rodzaje dokumentów oraz pracowników.

Aplikacja SmartCase ma budowę modułową, którą można w dowolnym czasie rozszerzać o kolejne elementy funkcjonalne bez dokonywania zmian w programie podstawowym. Dzięki temu możliwe jest elastyczne dostosowanie funkcji aplikacji do potrzeb urzędu.