Ile trwa wdrożenie SmartCase?

Proces wdrożenia rozwiązania SmartCase trwa jeden dzień roboczy i obejmuje instalację oraz szkolenie dla pracowników, którzy będą korzystać z aplikacji. Jeżeli klient potrzebuje dodatkowych zmian, czas wdrożenia może wydłużyć się w zależności od liczby wprowadzanych modyfikacji.

Jakie wymagania sprzętowe stawia SmartCase?

Instalacja aplikacji SmartCase możliwa jest w systemach operacyjnych Windows i Linux na serwerach wyposażonych w procesor min 2.6 GHz Intel Core Duo lub AMD i 4 GB pamięci RAM. Natomiast minimalne wersje wymaganego oprogramowania to Apache 2, PHP 5.2 i MySQL 5.3.

Minimalna ilość wolnego miejsca na dysku zależy od liczby ewidencjonowanych dokumentów i od tego, czy dokumenty są skanowane i ich elektroniczna wersja przechowywana jest na serwerze. Wymagane miejsce to ok. 1GB na 2000 dokumentów.

Czy możliwe jest przechowywanie danych osób bezrobotnych zarówno w wersji elektronicznej i tradycyjnej?

SmartCase umożliwia przechowywanie danych zarówno w wersji elektronicznej, jak i tradycyjnej. Dane dostępne w archiwum elektronicznym są na bieżąco uzupełniane o kolejne teczki i w każdej chwili gotowe do przeglądania, podczas gdy oryginalne akta przechowywane są w archiwum urzędowym. Takie rozwiązanie pozwala na podwójne archiwizowanie dokumentów i zmniejsza jednocześnie niebezpieczeństwo ich bezpowrotnej utraty.

Czy dzięki SmartCase w moim urzędzie zapanuje większy porządek w dokumentach?

Rozwiązanie SmartCase zostało stworzone z myślą o uporządkowaniu dokumentacji. Aplikacja pozwala na łatwe i intuicyjne zarządzanie dokumentami oraz bezpośrednie kontrolowanie ich obiegu – zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Każdorazowe uzupełnianie dokumentacji teczki papierowej wymaga zeskanowania nowych dokumentów i zaimportowania ich do aplikacji, w efekcie ten zabieg umożliwia szybką i dowolną eksploatację dokumentów elektronicznych przez użytkowników aplikacji, bez konieczności operowania papierową wersją.

Czy dzięki wdrożeniu SmartCase zoptymalizowana zostanie praca pracowników urzędu?

Funkcjonalności SmartCase zdecydowanie ułatwiają pracownikom urzędu organizację czasu pracy. Różnorodne moduły aplikacji pozwalają na elastyczne dostosowanie funkcjonalności do indywidualnych potrzeb instytucji, a dzięki łatwej i szybkiej obsłudze SmartCase skraca czas przekazywania dokumentów pomiędzy urzędnikami oraz usprawnia proces zarządzania informacją w całej instytucji. Korzystanie ze SmartCase pozwala zaoszczędzić czas i energię jego użytkownikom.

Czy dzięki SmartCase będziemy dokładnie wiedzieć, kto z urzędu jest w posiadaniu danej teczki osoby bezrobotnej?

SmartCase pozwala na dokładne zlokalizowanie teczki osoby bezrobotnej poprzez moduł wypożyczeń, w którym podczas wypożyczenia osoba udostępniająca teczkę wybiera z listy podanej w SmartCase imię i nazwisko osoby wypożyczającej. Dzięki temu łatwo i szybko można później zlokalizować, kto jest w posiadaniu teczki. Chroni to przed możliwością zagubienia lub niemożności zlokalizowanej teczki, która jest przetrzymywana przez danego urzędnika. Rozwiązanie SmartCase zabezpiecza przed podobnymi sytuacjami na bieżąco kontrolując i monitorując status jej umiejscowienia.

Czy funkcjonalność SmartCase może być rozbudowywana o kolejne moduły w dowolnym czasie?

Jedną z głównych zalet SmartCase jest budowa, która pozwala użytkownikom na uzupełnianie rozwiązania o kolejne moduły w dowolnym czasie. Wybór poszczególnych funkcjonalności zależy wyłącznie od indywidualnych potrzeb urzędu, jednak SmartCase gwarantuje, że każda konfiguracja zakupionych modułów w znacznym stopniu optymalizuje pracę urzędników i pomaga zaoszczędzić ich czas.

Czy przy korzystaniu ze SmartCase mamy możliwość definiowania różnych poziomów dostępu do poszczególnych teczek lub ich części?

SmartCase pozwala na dowolne zarządzanie dostępem do teczek. Dzięki funkcji ograniczenia uprawnień dostępu do aplikacji, możliwe jest zachowanie pełnego bezpieczeństwa informacji zawartych w teczkach i uchronienie ich przed modyfikacjami wprowadzanymi przez osoby niepożądane. Uprawnienia umożliwiają zablokowanie poszczególnym użytkownikom lub grupom użytkowników opcję dodawania, edycji, podglądu lub usuwania teczek bądź innych dokumentów umieszczonych w aplikacji.

Gdzie przechowywane są dane gromadzone w aplikacji SmartCase?

Aplikacja SmartCase przechowuje wszelkie dane w bazie danych na serwerze urzędu korzystającego z rozwiązania.

Czy dane gromadzone w SmartCase są bezpieczne?

Dane gromadzone w aplikacji SmartCase pozostają bezpieczne wówczas, gdy sieć oraz serwer urzędu są odpowiednio zabezpieczone. Dzięki uprawnieniom nadanym poszczególnym użytkownikom dostęp do aplikacji mają wyłącznie osoby upoważnione.

Czy w aplikacji SmartCase możliwe jest przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej?

Głównym przeznaczeniem aplikacji SmartCase jest przechowywanie dokumentacji w postaci elektronicznej. Następuje to poprzez zeskanowanie teczek na skanerze wielofunkcyjnym i zaimportowanie danych do aplikacji. Dane są przechowywane w formie elektronicznej, dzięki czemu mogą być modyfikowane dozwoloną ilość razy bez możliwości uszkodzenia oryginalnych dokumentów.

W jaki sposób odbywa się archiwizacja elektroniczna?

Elektroniczne archiwizowanie danych polega na skanowaniu teczek wraz z dokumentami za pomocą wielofunkcyjnych skanerów i przesyłaniu ich na serwer. Następnie dane są importowane do aplikacji SmartCase i w każdym momencie gotowe do wykorzystania.