Celem tego etapu jest weryfikacja stosowanej polityki zarządzania należnościami. Profesjonalnie przeprowadzona analiza przedwdrożeniowa jest gwarancją sukcesu każdego projektu wdrożeniowego, szczególnie projektu optymalizacji zarządzania należnościami.
Przed przystąpieniem do analizy przedwdrożeniowej konieczne jest przygotowanie analizy procesowej oraz optymalizacji procesów. Dzięki tym działaniom określane są wymagania dotyczące aplikacji w postaci specyfikacji funkcjonalnej.
Analiza przedwdrożeniowa, która ma prowadzić do szybkiego i efektywnego wdrożenia rozwiązania, powinna swoimi badaniami obejmować następujące obszary:
1. Ocenę funkcjonalności systemu
Analiza tego elementu ma sprecyzować, czy dostępne w rozwiązaniu funkcje optymalnie wspomagają zdefiniowane procesy.
2. Ocenę struktury uprawnień
W zależności od struktury firmy oraz podziału kompetencyjnego osób zaangażowanych w proces zarządzania należnościami, struktura uprawnień oraz kompetencji w każdym wdrożeniu jest indywidualna. Podczas tego etapu analizy koncentrujemy się na ocenie:
- liczby pracowników zaangażowanych w obsługę należności
- podziale pracowników na zespoły oraz grupy zadaniowe
- podziale kompetencji
- hierarchii pracowników
- sposobów i kierunków delegacji zadań
- decyzyjności osób zaangażowanych
- schematów potwierdzeń
- ograniczeń dostępu do danych poufnych, kluczowych klientów.
3. Ocenę infrastruktury informatycznej
Każda organizacja w momencie wdrożenia SmartReactor posiada swoją infrastrukturę informatyczną. Na tę infrastrukturę składają się zarówno narzędzia softwarowe (programy księgowe, systemu ERP, itp.) oraz rozwiązania hardware’owe (infrastruktura sieciowa, dostępne terminale). Podczas oceny infrastruktury jesteśmy w stanie oszacować, które jej elementy - dzięki wdrożeniu - będzie można wyeliminować lub jakie koszty na rozwój infrastruktury należy ponieść, aby w pełni wykorzystać możliwości rozwiązania SmartReactor.
W ramach tego etapu określamy:
- konieczność i zakres współpracy rozwiązania z innymi aplikacjami (export/import), integracja
- ewentualne konflikty międzysystemowe
- wymagania sprzętowe dla rozwiązania i aplikacji
- wymagania infrastruktury teleinformatycznej pod względem obciążenia
- aspekty techniczne funkcjonowania rozwiązania: system bazodanowy, systemy operacyjne, sieć, hardware.
4. Ocenę polityki bezpieczeństwa systemów informatycznych
Dane o kontrahentach i dłużnikach są danymi niezwykle ważnymi, a ich ujawnienie osobom nieupoważnionym może mieć poważne konsekwencje. Przed wdrożeniem rozwiązania zespół SmartMedia określa:
- specyfiki pracy i logowania użytkowników do aplikacji
- sposoby i interfejsy komunikowania się aplikacji z użytkownikami i innymi systemami informatycznymi
- zabezpieczenia i szyfrowanie wyżej wymienionych informacji
- ograniczenia dostępu w sytuacjach krytycznych, niedozwolonego dostępu i innych
- ograniczenie w widoczności danych.
