Kompleksowe procedury obejmujące wszystkie cztery etapy zarządzania należnościami noszą zbiorczą nazwę controllingu należności. Jest to proces zmienny w czasie, a jego skuteczność jest wypadkową możliwości dostosowania procedur controllingowych do zmieniających się warunków biznesowych.
1. Określenie ryzyka kredytowego – wywiad gospodarczy.
Istotny etap warunkujący powodzenie efektywnego zarządzania należnościami w firmach.
Zagrożenia mogące mieć wpływ na podjęcie błędnych decyzji w zakresie oceny ryzyka kredytowego:
- niewłaściwa ocena ryzyka kredytowego kontrahenta
- brak możliwości dostępu do informacji o kontrahencie gromadzonych zwykle w tradycyjnych teczkach
- nieaktualne informacje o kontrahencie – brak procedur wymuszających aktualizację informacji
- brak wdrożonych standardów postępowania (procedur) w tym zakresie w większości przedsiębiorstw.
Więcej o metodach oceny ryzyka kredytowego.
2. Monitoring płatności
Stanowi złożony cykl działań i czynności opierających się na wykorzystaniu wzorców prawidłowego postępowania, których skutkiem jest zwiększenie faktycznego odzyskania środków finansowych od kontrahentów.
Na tym etapie mogą wystąpić następujące problemy:
- brak monitoringu spłat należności ze względu na dużą pracochłonność zadań (przygotowanie i wysyłanie monitów, przypomnień, telefony informacyjne, itp.),
- brak organizacji pracy związanej z monitoringiem obejmującej wszystkich kontrahentów,
- brak indywidualnych procedur postępowania z klientem w zależności od ich rangi dla firmy.
3. i 4. Etapy egzekucji należności: windykacja (wewnętrzna/zewnętrzna) oraz postępowanie prawne.
Efektywna egzekucja należności to kluczowy czynnik warunkujący bezpieczeństwo zarządzania należnościami i utrzymania płynności finansowej w firmach.
Problemy i zagrożenia na tym etapie to brak:- obiegu informacji odnośnie postępu prac związanych z obsługą spraw klientów
- oceny efektywności zastosowanych procesów obsługi klienta
- kontroli pracowników oraz podmiotów zewnętrznych zaangażowanych w windykację
- możliwości diagnozy ukrytych problemów
- możliwości automatycznej klasyfikacji klientów i ustalania najlepszej metody obsługi danej klasy klientów zwiększające szansę powodzenia etapu
- automatyzacji standardowych czynności
- zaawansowanych mechanizmów analitycznych i predykcyjnych.
Tak zdiagnozowane problemy, które najczęściej napotykane są na wymienionych czterech etapach procesu zarządzania należnościami, opracowane zostały we współpracy SmartMedia z zespołem analityków finansowych i specjalistów w tej dziedzinie. Narzędzie SmartReactor stanowi rozwiązanie każdego z nich. Skutecznie wyznacza wszelkie niezbędne parametry, optymalizuje zarządzanie procesami i zastępuje żmudne analizy oraz obarczony często możliwością popełnienia błędu i przeciążenia czynnik ludzki.
