Przeprowadzenie inwentaryzacji majątku jest jednym z obowiązków firm i organizacji. Inwentaryzacja fizyczna to usługa, którą SmartMedia świadczy w celu zapewnienia kompleksowych usług zarządzania majątkiem w firmach i organizacjach samorządowych. Profesjonalne opisanie i oznakowanie składników majątku oraz sprawne przeprowadzenie efektywnego spisu z natury to bardzo ważne elementy udanego zarządzania majątkiem w firmie, czy organizacji. Przygotowanie raportów z rzetelnej inwentaryzacji dostosowanych do potrzeb organizacji. Uporządkowanie informacji na temat stanu majątku firmy.

Inwentaryzacja fizyczna dokonywana jest zespół ekspertów SmartMedia na podstawie bazy danych klienta, tj.: spis z natury, ewidencja księgowa, jak również na podstawie istniejących już kodów kreskowych. W procesie wykorzystywane są najlepsze praktyki i zaawansowane rozwiązania sprzętowe i programowe. Dzięki temu, wyniki inwentaryzacji przeprowadzonej przez SmartMedia są dokładne i wiarygodne. Dzięki tej usłudze w krótkim czasie firmy otrzymują uporządkowane i aktualne informacje o stanie swojego majątku.

SmartMedia świadczy usługę inwentaryzacji fizycznej firm z różnych sektorów, od branży FMCG, budowlanej, farmaceutycznej, po firmy produkcyjne, organizacje samorządowe, szkoły, czy jednostki wojskowe.

Etapy inwentaryzacji fizycznej

• Analiza wstępna to konsultacje na temat potrzeb klienta w zakresie inwentaryzacji fizycznej. Umożliwia właściwe zaplanowanie prac zespołu tak, aby proces zakończył się jak najszybciej, a zarazem absorbował jak najmniej czasu pracowników firmy, której inwentaryzacja dotyczy. SmartMedia projektuje proces inwentaryzacji indywidualne dla każdego klienta.
• Przygotowanie elektronicznej bazy danych składników majątku oraz miejsc ich użytkowania na podstawie dokumentów klienta, np. ksiąg inwentarzowych, arkuszy spisu z natury lub plików z danymi.
• Zaprojektowanie i wydruk etykiet z kodem kreskowym to istotny etap w całym procesie inwentaryzacji. Projekt etykiety zawiera wymagane przez klienta informacje. Przygotowywane są także etykiety miejsc użytkowania, aby możliwe było szybkie przypisanie środków majątku do ich lokalizacji. Wydruk etykiet z kodem kreskowym odbywa się przy użyciu termotransferowych drukarek kodów kreskowych. W efekcie etykiety są trwałe i odporne na ścieranie.
• Spis z natury to czynność polegająca na zaewidencjonowaniu majątku będącego w posiadaniu danej organizacji według ustalonych, ściśle przestrzeganych w trakcie spisu zasad. Spis odbywa się według kolejnych stref inwentarzowych, tzw. pól spisowych. Podczas spisu z natury, jeżeli dany składnik nie otrzymał wcześniej etykiety z kodem kreskowym, zostaje on oklejony i wprowadzony za pomocą kolektora danych do aplikacji STOCK.
• Przesłanie informacji o odczytanych składnikach do aplikacji STOCK odbywa się w celu porównania danych z dotychczas prowadzoną ewidencją. Możliwe jest przesyłanie informacji do aplikacji z każdego miejsca i w każdym momencie, dzięki bezprzewodowej komunikacji z użyciem Bluetooth i WiFi. Monitorowanie postępu inwentaryzacji jest możliwe zatem w czasie rzeczywistym i jest bardzo łatwe.
• Analiza wyników i przygotowanie raportów poinwentaryzacyjnych służą podsumowaniu całego procesu inwentaryzacji. W skład przygotowywanej dokumentacji wchodzą m. in.: arkusz spisu, wykaz niedoborów, nadwyżek, różnic oraz podsumowanie inwentaryzacji. Na podstawie pozyskanych podczas inwentaryzacji doświadczeń, zespół SmartMedia może zasugerować usprawnienia procesu inwentaryzacji w danej organizacji.